Zmiany są straszne. Mój mąż na przykład nienawidzi zmian do tego stopnia, że nawet przestawienie kanapy napawa go niepokojem (do czego się nie przyzna) i potrafi od ręki wymienić 16 powodów, dla których nie należy jej ruszać z miejsca.
Niestety zmiana jest jedynym pewnikiem na tym łez padole poza śmiercią (pomijam podatki bo, są zbyt skomplikowane i jakiś doradca na pewno powie, że można ich spokojnie „legalnie” unikać). Miło jest funkcjonować w oswojonej, znajomej rzeczywistości. Wieść spokojne życie, w którym wiadomo, że w poniedziałki przyjeżdża śmieciarka po szklane odpady, we wtorki w pobliskiej piekarni rzucają jagodzianki, a w czwartek w biurowej kuchni będą owocki. Dlatego kiedy okazuje się, że po szkło jednak będą w piątek, u niektórych osób występuje pot na górnej wardze i lekko przyspiesza puls.
Zmiana w pracy to już w ogóle dramat. Robisz sobie coś przez tyle lat, wychodzi ci to dobrze, złapałaś odpowiedni dystans i żaden asap ci nie straszny, aż tu nagle przychodzi optymalizacja, reorganizacja i VUCA cię wciąga.
Zwykle na początku wypierasz. Coś ktoś wspominał, że będą optymalizować, ale to na pewno nie u nas. Poza tym tyle razy już mieli coś zmieniać, więc czemu akurat teraz to miałaby być prawda? Później stosujesz opór – nie dam się, niech sobie zmieniają co chcą, a ja się nie ruszę. Niech mnie zwolnią! Po przemyśleniu tematu zaczynasz próbować rozmawiać o nadchodzącym kataklizmie – może coś się jeszcze uda zrobić? I w końcu akceptujesz. Co zrobisz, jak nic nie zrobisz?
W teorii brzmi ładnie i gładko – kroczek po kroczku przechodzimy od koszmaru do nowej rzeczywistości. Problem polega na tym, że to tylko teoria. W moim przypadku faza strachu i oporu jest bardzo intensywna, ale ponieważ generalnie zmiany lubię, to wszelkie wątpliwości znikają, kiedy pojawia się ciekawość. Są osoby, u których etap oporu trwa tyle, ile pogodzenie się z myślą, że musi stworzyć nowe foldery na pulpicie w związku z nowymi tematami. Ale też bywa, że poza drugą fazę akceptacji zmiany nie wychodzi się miesiącami.
W świecie pędzącej pogoni za zyskiem, rozwojem, ekspansją i efektywnością moglibyśmy powiedzieć „cóż, zmieniaj się lub giń”. Ale jeśli jesteś haerem i jednocześnie nie jesteś psychopatą, to raczej poszukasz sposobów na to, żeby pracownikom przejście przez zmianę ułatwić. Przykładem najbardziej na czasie jest powrót z pracy zdalnej do biur.
Kiedy przyjaciółka dostała wezwanie do powrotu do swojego klimatyzowanego biura w centrum dużego miasta, to się popłakała. Jej praca nie wymaga w żaden sposób interakcji z innymi pracownikami, a wiadomość dostała na dzień przed wejściem decyzji w życie. Wyobrażasz sobie? Kończysz pracę w środę o 17:00 i kiedy już prawie zwlekasz się od biurka na kanapę, otwierasz mail od zarządu „koniec tego dobrego, od jutra o 9:00 wszyscy pracują stacjonarnie”. Żadnego przygotowania, żadnego uzasadnienia, żadnego wyboru. Reakcja na taką zmianę nie może być dobra.
A wystarczyło tylko zaplanować wdrożenie tej trudnej decyzji z wyprzedzeniem i wykonanie kilku prostych kroków.
- Komunikacja – Może trudno w to uwierzyć, ale pracownicy nie czytają zarządowi w myślach. Nie uczestnicząc w posiedzeniach nie wiedzą też, jakie zapadają decyzje. Jeśli pracownicy są ludźmi, a nie maszynami, to lubią wiedzieć, co ich w przyszłości czeka. Wysłanie maila od zarządu z miesięcznym wyprzedzeniem (w przypadku różnego kalibru zmian ten odstęp czasowy może się różnić), to dobry pierwszy krok do oswojenia potwora.
- Wyjaśnienie – Tak, wszyscy wiemy, że płacą nam za wykonywanie zadań A, B i V, ale pracownik lubi wiedzieć, po co ma je robić. Podobnie lubi wiedzieć, czemu jego praca jest zorganizowana w taki a nie inny sposób. Czemu szefowie chcą powrotu ludzi z home office? Jakie mają być tego rezultaty? Jaki jest powód, dla którego po dwóch latach, kiedy firma funkcjonowała bez zarzutu taka zmiana jest konieczna? Lepiej to ujawnić niż zdawać się na korytarzowe plotki i szeroki strumień żółci wylewającej się z ludzi na ołpenspejsach.
- Plan – Nic tak nie ułatwia wykonania zadania, jak jakiś plan. Najlepiej dobry i mądry plan. Jeśli go nie macie, to chociaż udawajcie, że jednak jest. Wskazanie kiedy zmiana się zadzieje, czy są jakieś etapy jej wdrożenia, co się będzie po drodze działo, to jak prowadzenie za rączkę, krok po kroku przez straszny, ciemny las niepewności.
- Wskazywanie dobrych stron – To może się wydawać tanim chwytem, ale komunikowanie się językiem pozytywnym działa chociażby dlatego, że ludzie chcą myśleć pozytywnie i chcą być zapewniani, że wszystko będzie dobrze. Piękny był filmik employer brandingowy, w którym pokazano puste biuro z hasłem „tęsknimy”. Przypomnienie o fajnej biurowej atmosferze (o ile faktycznie taka była), o klimacie kawusi w zakładowej kuchni, o klimatyzacji i możliwości plotkowania może sprawić, że faktycznie ktoś zatęskni za koleżanką z biurka obok i soczystymi anegdotami z życia wydziału.
- Opcje – Najtrudniejszy punkt do przejścia dla wszystkich zarządzających. To zadziwiające, jak często menedżerowie traktują pracowników jak małe dzieci, które nie potrafią podejmować racjonalnych decyzji i za które trzeba dokonywać jedynie słusznych wyborów, bo inaczej świat spłonie w ogniu chaosu i degrengolady. Z drugiej strony ci sami menedżerowie oczekują, że ci pracownicy wykonają powierzone im czasem niezmiernie trudne zadania, od których zależy być albo nie być firmy. O taki paradoks. W przypadku powrotu z home office poza wskazaniem jasnych zasad, istotne jest danie możliwości dopasowania… pracy do życia (tak! tak trzeba żyć!). Różne są w firmie role i różni są w firmie ludzie. Część dużych organizacji rozumiejąc czym tak naprawdę jest różnorodność, stworzyła dla pracowników trzy warianty powrotu: przewaga pracy z biura, praca 50/50 i przewaga pracy z domu (różny jest procentowy rozkład czasu biuro-dom w opcji 1 i 3). Odrobina zaufania w to, że zatrudniacie ludzi mądrych i odpowiedzialnych może doprowadzić do zaskakujących efektów.
Każdą zmianę da się przeprowadzić lepiej niż gorzej. Co wcale nie oznacza, że skorzystanie z powyższej listy sprawi, że wszyscy będziemy szczęśliwi i natchnieni. Na pewno pomoże większości. Zawsze będą wyjątki wystraszone, zablokowane, może nawet zezłoszczone. I wsparcie ich to również rola menedżera we współpracy z haerem. Czasem to wsparcie polega na pomocy w znalezieniu innego miejsca pracy, z mniej dynamicznym środowiskiem. Jeśli pracownik decyduje się na taką opcję, to faktycznie znaczy, że zmiana zachodząca w firmie jest dla niego nie do przejścia.
Nie mów do mnie Kadrowa 